
Tjänsten Arkivera Sociala Medier möjliggör arkivering av det myndigheter publicerar i sociala mediekanaler. Detta är något som inte kunnat göras tidigare på ett tillfredsställande sätt.
Det myndigheter publicerar i sociala medier är allmän handling och ska arkiveras i enlighet med gällande regler och lagstiftning.
Hur bevarar man sociala medier bäst?
Att arkivera sociala medier har tidigare varit ett dilemma. I den mån det finns funktioner för att exportera data, lever dessa inte upp till grundläggande krav för arkivering. En enhetlig struktur saknas, och att bara spara informationen som HTML gör att värdefull metadata och sökbarhet går förlorad.
Genom att arkivera med förvaltningsgemensam paketstruktur (FGS 2.0) och Europakommissionens nya ramverk E-ARK säkerställer det informationens struktur, autenticitet och garanterar förlustfri överföring. Eplictas system för arkivering av sociala medier är det första någonsin som kan arkivera detta i ett e-arkiv med exempelvis METS enligt Riksarkivets föreskrifter och råd (RA-FS).
Hela er närvaro i sociala medier, inklusive besökarnas interaktioner/kommentarer, överförs enkelt till ert befintliga e-arkiv.
Ert arkiv är en del av det nationella kulturarvet
En myndighets närvaro och publiceringar i sociala medier är att betrakta som en allmän handling, vilken kan falla under Arkivlagen.
Med tjänsten Eplicta Arkivera Sociala Medier kan nu även denna del bevaras strukturerat och vårdas så att det:
- Följer Riksarkivets förvaltningsgemensamma paketstruktur FGS 2.0
- Förenklar och möjliggör en arkivbeständig och enhetlig metod
- Ger tillbaka kontrollen över sina egna allmänna handlingar
- Garanterar autenticiteten vid situationer då juridiken och förvaltningen kräver detta
- Tillgodoser rätten till medborgarna att ta del av allmänna handlingar
- Möjliggör framtida forskning
Kanaler vi kan bevara och arkivera åt er är:
Facebook
Instagram
YouTube
X (Twitter)
LinkedIn
podcast från alla större plattformar
Ökad sökbarhet och överskådlighet av era sociala medier
Styrkan med att arkivera sina sociala medier är att alla inlägg blir sökbara; text, kommentarer, likes, bilder, ljud och video. Olika kanaler från flera sociala medier kan presenteras samtidigt, vilket ökar överskådligheten och förenklar analyser.
Arkiveringen kan ske helt momentant eller i intervaller såsom till exempel dygn, vecka, månad, kvartal och år.
Nya mediabeteenden kräver också nya arkiveringslösningar och nya sätt att tänka kring bevarande. Tiden då man gjorde skärmdumpar av sina sociala medier är lyckligtvis förbi.
Varför spara sin aktivitet i sociala medier?
Fyra skäl till att arkivera sociala medier
1. Sociala medier är en allmän handling
Det en myndighet publicerar i sociala medier är en allmän handling och ska hanteras enligt arkivlagen och arkivförordningen. Kommuner, skolor, regioner, staliga myndigheter har en skyldighet att följa lagen om arkivering.
2. Du kan inte lita på sociala mediers plattformar
Sociala medieplattformarna är skapade för att underlätta kommunikation mellan privatpersoner. De är inte byggda för, eller ens skyldiga, att ta höjd för arkivlagar och har ingen juridisk skyldighet att föra arkiv åt dig.
3. Skärmdumpar duger inte
Sparade skärmbilder är ineffektiva, både i insamlingsprocessen och vid arkivsökningar. De har även tveksamt bevisvärde i domstol. Man har stora utmaningar med insamlingsfrekvens samt med dolt, raderat, och modifierat innehåll. Eftersom dessa saknar metadata för att bevisa sin autencitet så tar man en stor risk.
4. Kommentarer är avgörande
I händelse av en GDPR-förfrågan måste du kunna tillgodose ett utdrag med de personuppgifter som finns på de sociala medier som ni använder – både från eget innehåll och från det som skapats av användares kommentarer.
Vill du veta mer?
Eplicta är unik som den enda aktör som kan erbjuda arkivering av sociala medier enligt Riksarkivets förvaltningsgemensamma paketstruktur. Vi lämnar gärna en prisuppgift för just er organisation.