Det myndigheter publicerar på sin webbplats och i sociala medier är allmän handling och ska arkiveras i enlighet med gällande regler och lagstiftning.
Idag har myndigheter svårt att bevara sina webbplatser och aktiviteter i sociala medier på ett tillfredsställande sätt. I brist på systemstöd arbetar många fortfarande med förlegade och manuella metoder.
Att bevara sociala medier på bästa sätt
Eplictas tjänst för arkivering av sociala medier är idag den enda som momentant kan samla in och arkivera materialet med arkivformat som följer Riksarkivets förvaltningsgemensamma paketstruktur FGS 2.0 och Europakommissionens nya ramverk E-ARK. Tekniskt sker detta med XML-schemat METS enligt Riksarkivets föreskrifter och råd (RA-FS). Detta säkerställer det informationens struktur, autenticitet och garanterar förlustfri överföring.
Hela er närvaro i sociala medier, inkusive besökarnas interaktioner/kommentarer, överförs enkelt till ert befintliga e-arkiv.
Ert arkiv är en del av det nationella kulturarvet
Med tjänsten Eplicta Arkivera Sociala Medier kan nu även denna del bevaras strukturerat och vårdas så att det:
- Följer Riksarkivets förvaltningsgemensamma paketstruktur
- Förenklar och möjliggör en arkivbeständig och enhetlig metod
- Tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar
- Garanterar autenticiteten vid situationer då juridiken och förvaltningen kräver detta
- Möjliggör framtida forskning
Kanaler som ofta är av intresse att bevara är Facebook, Instagram, YouTube, X (Twitter), LinkedIn och podcast som SoundCloud med flera.
Ökad sökbarhet och överskådlighet av era sociala medier
Styrkan med att arkivera sina sociala medier är att alla inlägg blir sökbara; text, kommentarer, likes, bilder, ljud och video. Olika kanaler från flera sociala medier kan presenteras samtidigt, vilket ökar överskådligheten och förenklar analyser.
Arkiveringen kan ske helt momentant eller i intervaller såsom till exempel dygn, vecka, månad, kvartal och år.
Nya tekniker kräver nya arkiveringslösningar och ett nytt sätt att tänka kring bevarande. Tiden då man gjorde skärmdumpar av sina sociala medier är lyckligtvis förbi.
Eplicta är unik som den enda aktör som kan erbjuda arkivering av sociala medier enligt Riksarkivets förvaltningsgemensamma paketstruktur.
Webbarkivering
Att låta arkivera sin webbplats är enkelt och billigt. Enligt Arkivlagen ska alla myndigheter bevara sina webbplatser. Det är dessutom billigare att göra en webbarkivering än att betala licenser och kontinuerliga driftskostnader för att fortsätta hålla gamla webbplatser uppe.
Surfa som vanligt med samma utseende
En webbplats som webbarkiverats är fortfarande helt surfbar offline med en vanlig webbläsare. Den bibehåller sitt utseende. Struktur, menyer, bilder och dokument bevaras och uppträder likadant som när webbplatsen var i drift.
Juridisk evidens med webbarkivering
Bevara webbplatsens utseende precis som den såg ut vid tillfället vid arkiveringen. Med ett säkert bevarat webbarkiv kan man i efterhand enkelt påvisa exakt kommunicerad information, reklam och andra meddelanden.
Tjänsten Eplicta Webbarkivering ger er organisation:
- Skydd mot oriktiga påståenden
- Hjälp vid stöld av immateriella egendomar
- Stöd vid GDPR-förfrågningar som är relaterade till personuppgifter som publicerats på webbplatsen
- Försäkran av autenticitet vid situationer då juridiken och förvaltningen kräver detta
Standardformat lämpat för långtidsbevarande
Det levererade webbarkivet är anpassat för att följa de riktlinjer för bevarande av webbplatser som tagits fram av Riksarkivet. Webbarkivets filer är i arkivbeständiga filformat och mjukvaruoberoende. Lagra det enkelt i ert eget e-arkiv eller på det digitala media ni föredrar.
Webbplatser tillhör kulturarvet
Det är klokt att förvalta sitt informationskapital och långtidsbevara sitt digitala kulturarv för framtida forskare, historiker och allmänheten. Tidigare webbplatser är även en god inspirationskälla för ens varumärkesbyggande, både internt och externt.
Bevarande av er digitala närvaro
Att låta Eplicta arkivera era webbplatser och sociala medier är enkelt och kräver minimal insats från er som kund. Inga installationer eller konfigurationer behöver göras hos er. Vi sköter alla delar såsom testning, insamling, verifiering och leverans av arkivdata. Vi lämnar gärna en prisuppgift för just er organisation.