Bevara skolans webbplatser och sociala medier
Den nya lagen om offentlighetsprincip inom skolväsendet innebär att även friskolor behöver säkerställa att digital information kan bevaras, återsökas och lämnas ut enligt gällande regelverk. Det gäller bland annat innehåll som publiceras på skolans webbplats och i sociala medier.
Många friskolor saknar idag effektiva lösningar för långsiktigt bevarande av digital kommunikation och arbetar fortfarande med manuella eller otillräckliga metoder.
Att bevara sociala medier på bästa sätt
Eplictas tjänst för arkivering av sociala medier samlar automatiskt in och arkiverar innehåll från era digitala kanaler i arkivformat som följer Riksarkivets förvaltningsgemensamma paketstruktur FGS 2.0 samt det europeiska ramverket E-ARK.
Tekniskt sker detta genom XML-schemat METS enligt Riksarkivets föreskrifter och råd (RA-FS), vilket säkerställer informationsstruktur, autenticitet och förlustfri överföring.
Hela skolans närvaro i sociala medier – inklusive kommentarer, reaktioner och interaktioner – kan enkelt överföras till ert befintliga e-arkiv eller annan lagringslösning.
Säkerställ transparens och långsiktigt bevarande
Med tjänsten Eplicta Arkivera Sociala Medier kan friskolor skapa ett strukturerat och framtidssäkert bevarande av sin digitala kommunikation. Lösningen hjälper er att:
- Följa Riksarkivets förvaltningsgemensamma paketstruktur
- Förenkla genom en enhetlig och arkivbeständig metod för bevarande
- Underlätta utlämnande av handlingar enligt offentlighetsprincipen
- Säkerställa autenticitet när juridik och förvaltning kräver det
- Möjliggöra framtida uppföljning, granskning och forskning
Kanaler som ofta är av intresse att bevara är Facebook, Instagram, YouTube, X (Twitter), LinkedIn och podcast som SoundCloud med flera.
Ökad sökbarhet och bättre översikt
När sociala medier arkiveras blir allt innehåll sökbart – texter, kommentarer, bilder, ljud, video och interaktioner. Innehåll från flera olika kanaler kan dessutom visas samlat, vilket ger bättre överskådlighet och förenklar analyser, uppföljning och dokumentation.
Arkiveringen kan ske i realtid eller enligt fasta intervaller, exempelvis dagligen, veckovis, månadsvis eller kvartalsvis.
Dagens digitala kommunikation kräver moderna arkiveringslösningar. Tiden då man dokumenterade sociala medier med manuella skärmdumpar är förbi.
Eplicta är idag ensam aktör som erbjuder arkivering av sociala medier enligt Riksarkivets förvaltningsgemensamma paketstruktur.
Webbarkivering för friskolor
Att webbarkivera skolans webbplats är både enkelt och kostnadseffektivt. Med den nya lagstiftningen kring offentlighetsprincip inom skolväsendet blir det allt viktigare att kunna bevara och återskapa publicerad information över tid.
Dessutom är webbarkivering ofta betydligt billigare än att fortsätta drifta gamla webbplatser enbart för att hålla historiskt material tillgängligt.
Bevara webbplatsens utseende och funktion
En webbarkiverad webbplats är fortfarande fullt surfbar offline i en vanlig webbläsare. Design, menyer, dokument, bilder och struktur bevaras precis som webbplatsen såg ut när den var aktiv.
Det gör det möjligt att i efterhand visa exakt vilken information som varit publicerad vid en viss tidpunkt.
Juridisk trygghet och dokumentation
Med ett säkert bevarat webbarkiv kan skolan enkelt styrka tidigare publicerad information, kampanjer, policydokument och annan kommunikation.
Tjänsten Eplicta Webbarkivering hjälper er organisation med:
- Skydd mot felaktiga påståenden
- Stöd vid hantering eller stöld av immateriella rättigheter
- Underlag vid GDPR-relaterade frågor kring publicerade personuppgifter
- Säkerställande av autenticitet när juridik eller tillsyn kräver detta
Standardformat för långtidsbevarande
Det levererade webbarkivet följer Riksarkivets riktlinjer för långtidsbevarande av webbplatser. Materialet levereras i arkivbeständiga och mjukvaruoberoende format som enkelt kan lagras i ert e-arkiv eller på annan önskad lagringsmedia.
Arkivering, e-plikt och digitalt kulturarv blir en naturlig del av skolans informationsförvaltning.
Skolans digitala historia är värd att bevara
En skolas webbplatser och sociala medier är en viktig del av verksamhetens historia, identitet och varumärke. Genom att långtidsbevara det digitala informationskapitalet skapas värde för framtida uppföljning, forskning och varumärkesutveckling.
Tidigare webbplatser och digital kommunikation kan dessutom fungera som inspiration och referensmaterial både internt och externt.
Enkelt att komma igång
Att låta Eplicta arkivera skolans webbplatser och sociala medier kräver minimal arbetsinsats från er sida. Inga installationer eller tekniska konfigurationer behöver göras hos er.
Vi ansvarar för hela processen – från testning och insamling till verifiering och leverans av arkivdata.
Kontakta oss gärna för en prisuppgift anpassad för just er skolverksamhet.