Integritetspolicy

Det här är en sammanfattning av Eplictas integritetspolicy, utgåva 4 från 2026-10-07. Den fullständiga policyn på engelska gäller: Eplicta Privacy Policy (PDF)

Eplicta AB (org.nr 559036-9160) värnar om din personliga integritet. Här beskriver vi kort hur vi behandlar personuppgifter när du besöker eplicta.se, när du har kontakt med oss och när vi levererar arkiveringstjänsten FortDocs till våra kunder.

Våra två roller

  • Personuppgiftsansvarig: För webbplatsen, kundrelationer, användarkonton och marknadsföring är Eplicta personuppgiftsansvarig.
  • Personuppgiftsbiträde: För det material som FortDocs samlar in och arkiverar åt en kund är kunden personuppgiftsansvarig. Eplicta är då personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna enbart enligt kundens dokumenterade instruktioner och personuppgiftsbiträdesavtalet.

Vilka uppgifter vi samlar in

  • Kontaktuppgifter som du själv lämnar via formulär, e-post eller telefon: namn, e-postadress, telefonnummer, organisation, titel och innehållet i ditt meddelande.
  • Uppgifter för FortDocs-konton och kundrelationen: användarnamn, behörigheter, inloggningsloggar och faktureringsuppgifter.
  • Teknisk information när du besöker webbplatsen: IP-adress, webbläsare, vilka sidor du besöker och när.

Varför vi behandlar uppgifterna

  • För att driva och skydda webbplatsen. Rättslig grund: berättigat intresse.
  • För att leverera FortDocs, administrera konton och fakturera. Rättslig grund: avtal, eller berättigat intresse när avtalet är tecknat med din organisation.
  • För att besvara dina frågor. Rättslig grund: berättigat intresse.
  • För att skicka nyhetsbrev och information om våra tjänster. Rättslig grund: berättigat intresse eller samtycke. Du kan när som helst avregistrera dig.
  • För webbanalys. Rättslig grund: samtycke.
  • För bokföring och andra lagkrav. Rättslig grund: rättslig förpliktelse.

Cookies och webbanalys

Vi använder nödvändiga cookies för att webbplatsen ska fungera, till exempel vid inloggning och för att komma ihåg ditt cookieval. Cookies för analys sätts bara om du har samtyckt, och du kan ändra ditt val när som helst i cookieinställningarna. Vi använder följande analystjänster:

Sidor på webbplatsen kan innehålla inbäddat innehåll från andra webbplatser, till exempel videoklipp. Sådant innehåll fungerar på samma sätt som om du besökte den andra webbplatsen, och den webbplatsen kan samla in uppgifter om dig.

FortDocs: material vi arkiverar åt kunder

  • Källor: FortDocs samlar in från webbplatser, det vill säga kundens egna webbplatser, intranät och andra sidor som kunden anger. Tjänsten samlar också in från sociala medier, inklusive LinkedIn. Där omfattas kundens egna konton och kanaler, med inlägg, kommentarer och reaktioner, även sådana som kommer från andra användare.
  • Lagringstid: Materialet sparas så länge kundens instruktioner och avtalet anger. Kunden ansvarar för hur länge materialet ska bevaras, till exempel enligt arkivlagen och gällande gallringsbeslut. När avtalet upphör återlämnar vi materialet eller raderar det inom 30 dagar.
  • Radering: Kunden kan när som helst begära att hela eller delar av materialet raderas. Vi raderar utan onödigt dröjsmål och senast inom 30 dagar, och bekräftar skriftligt om kunden begär det. Kopior i säkerhetskopior raderas inom 90 dagar.
  • Lagringsplats: Materialet lagras i Microsofts datacenter i Sverige. Om uppgifterna någon gång nås från ett land utanför EU/EES skyddas de med de skyddsåtgärder som GDPR kräver.
  • Om du finns med i arkiverat material: Vänd dig till den organisation som har arkiverat materialet, eftersom den är personuppgiftsansvarig. Om vi får en sådan begäran skickar vi den vidare till organisationen.

Hur länge vi sparar uppgifter

  • Förfrågningar: tills ärendet är hanterat, dock högst 24 månader efter senaste kontakt.
  • Kund- och kontouppgifter: under avtalstiden och därefter så länge det behövs för att hantera eventuella anspråk.
  • Bokföringsunderlag: i sju år enligt bokföringslagen.
  • Uppgifter för marknadsföring: tills du avregistrerar dig.
  • Analysdata: högst 14 månader.

Vilka vi delar uppgifter med

Vi säljer aldrig personuppgifter. Vi delar dem bara i fyra fall:

  • med leverantörer som hjälper oss att driva våra tjänster, och då med ett personuppgiftsbiträdesavtal
  • med bolag i samma koncern
  • när lagen kräver det
  • vid en företagsöverlåtelse

Om uppgifter förs över till ett land utanför EU/EES använder vi de skyddsåtgärder som GDPR kräver, till exempel EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller EU–US Data Privacy Framework.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

  • få tillgång till dina uppgifter
  • få felaktiga uppgifter rättade
  • få uppgifter raderade
  • begära att behandlingen begränsas
  • invända mot behandlingen, och alltid mot direktmarknadsföring
  • få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format (dataportabilitet)
  • återkalla ett samtycke

Kontakta oss om du vill använda någon av dina rättigheter. Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina uppgifter kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.